Ob beim Werkstudijob oder bei einer Festanstellung – arbeitest du in internationalen Unternehmen, wirst du früher oder später auch Geschäftsbriefe in englischer Sprache verfassen. Oft handelt es sich dabei um Anfragen, die sogenannten enquiries. Die gute Nachricht: Die enquiry folgt einem festen Aufbau inklusive Anrede und Grußformel. Wir versorgen dich mit den nötigen Fakten und Formulierungshilfen.
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Inhalt:

Ganz easy: enquiry auf Englisch schon mit Grundkenntnissen meistern

Im Arbeitsleben kannst du grundsätzlich drei verschiedenen Arten von Geschäftsbriefen begegnen: 

  • Enquiry (Anfrage)
  • Offer (Angebot)
  • Order (Bestellung)

Da zu Beginn der geschäftlichen Korrespondenz mit einem anderen Unternehmen in aller Regel eine Anfrage nötig ist, konzentrieren wir uns zuerst einmal auf die enquiry auf Englisch. Anlass eines solchen Geschäftsbriefes ist, dass du Genaueres über die gesamte Produktpalette oder aber Details zu einzelnen Produkten erfahren möchtest. Wenn du den Aufbau einmal kennst, ist das kein Hexenwerk mehr. Der Inhalt darf und soll nämlich kurz und knapp ausfallen, weshalb du die enquiry bereits mit Basis-Kenntnissen in Business Englisch mühelos meistern wirst!

Gelungene enquiry: Aufbau einer geschäftlichen Anfrage

Bevor du in die Tasten haust, ist eines wichtig: Verfasst du die enquiry in britischem oder amerikanischem Englisch? Auch wenn sich Geschäftsbriefe in beiden Varianten stark ähneln, gibt es kleine, aber feine Unterschiede. Dies fängt schon bei der Übersetzung des Begriffs „Geschäftsbrief“ an sich an. Während man im britischen Englisch ausschließlich enquiry verwendet, ist im amerikanischen Sprachraum der Begriff inquiry gängig. Diesen Umstand solltest du im Kopf behalten, wenn du einen Geschäftsbrief an ein amerikanisches Unternehmen verfasst. Und so gelingt dir der Aufbau der enquiry:

Briefkopf

Du beginnst die enquiry auf Englisch mit der Anschrift der Firma, für die du arbeitest. Inkludiere hier zudem Telefon- und Faxnummer (falls vorhanden) und deine E-Mail-Adresse. In amerikanischen Geschäftsbriefen steht der Briefkopf rechtsbündig, in britischen hingegen zentriert.

Bezugszeichen (Referenznummer o.Ä.)
Damit alle Beteiligten die Anfrage richtig zuordnen können, folgt im Britischen danach linksbündig das Bezugszeichen. ACHTUNG: Bei der amerikanischen enquiry steht es ganz am Ende.
Datum
Ebenfalls linksbündig steht darunter das aktuelle Datum.
Zustellungs- und Bearbeitungsvermerk
Passend zu deinem Anliegen wählst du einen der folgenden Vermerke:

  • Urgent (eilig)
  • Registered (Einschreiben)
  • Personal (persönlich)
  • Confidential (vertraulich)
  • By courier (per Kurier)
Adresse des anderen Unternehmens
Linksbündig steht nun die Adresse des Unternehmens, an das du deine Anfrage richtest. Kennst du den Namen deiner Kontaktperson, schreibe sie in die Zeile über dem Firmennamen.
Anrede
Je nachdem, ob bereits schon einmal Kontakt bestand und wie hierbei verfahren wurde, schreibst du die Anrede beim englischen Geschäftsbrief mit dem Vornamen (z. B. Dear Tom(:)) oder mit dem Nachnamen (zB. Dear Mr(.) Holland(:)). Auch hier gibt es wieder Unterschiede zwischen britischen und amerikanischen Anfragen:

  • Britisch: Mr, Mrs & Ms ohne Punkt, zudem entfällt der Doppelpunkt nach der Anrede 
  • Amerikanisch: Mr., Mrs. & Ms. mit Punkt, nach der Anrede folgt ein Doppelpunkt

Weißt du nicht, an welche Person du deine Anfrage richten sollst, dann wähle einfach die indirekte Anrede „Dear Sir and Madam“ (britisch) bzw. „To whom it may concern“ (amerikanisch).

Betreff
Er gibt an, worauf du dich in deiner Anfrage beziehst.
Text
Hier folgt nun die eigentliche Anfrage. Formuliere sie möglichst präzise und ziehe sie nicht unnötig in die Länge.
Grußformel
Hast du eine bestimmte Person angesprochen, schreibst du bei einem britischen geschäftlichen Brief „Yours sincerely“, bei einer allgemein formulierten Anrede wählst du „Yours faithfully“ – und zwar ohne nachfolgendes Komma. Leichter geht’s im Amerikanischen: Wähle unabhängig von der Anrede zwischen „Sincerely yours,“ oder „Sincerely,“ – also mit Komma. Danach folgt in jedem Fall deine Unterschrift.
Anlagen
Mit der Bemerkung „Enc(s):“ weist du auf beigefügte Anlagen hin.
Verteiler
Diese Angabe bezieht sich darauf, wer Kopien der enquiry erhält. Du leitest sie mit „Cc:“ (für carbon copy) ein und nennst dann Name und Position der empfangenen Person(en).

Nützliche enquiry phrases auf Deutsch und Englisch

Wie du die Anrede gestaltest und wie du „Mit freundlichen Grüßen“ auf Englisch im Geschäftsbrief schreibst, weißt du nun bereits. Bleibt noch die Frage, wie du den Rest deiner englischen Geschäftskorrespondenz so gestaltest, dass du mit deinem Business Englisch glänzen kannst. Wir haben für dich nützliche Phrasen gesammelt, mit denen du eine professionelle und erfolgreiche enquiry schreiben kannst. Einleitende Formulierungen

  • We understand from your website/advertisement that you … – Ihrer Homepage/Anzeige entnehmen wir, dass Sie …
  • … that you manufacture/produce … – dass Sie … herstellen/produzieren.
  • We are planning to extend our range of products. – Wir planen, unser Produktsortiment zu erweitern.

Formulierungen für die eigentliche Anfrage

  • We would appreciate it if you could send us more information about … – Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie uns mehr Informationen über … senden.
  • Please could you send us your latest catalogue. – Bitte senden Sie uns Ihren aktuellen Katalog.
  • Could you please send us a sample of your product? – Würden Sie uns bitte ein Probeexemplar des Produktes schicken?
  • In addition, we would like to receive … – Zusätzlich möchten wir … erhalten.
  • We are interested in … and we would like to know … – Wir sind an … interessiert und würden gerne wissen, …
  • What is your current list price for …? – Was ist Ihr aktueller Listenpreis für …?
  • Could you let us know what discounts you offer for large orders? – Können Sie uns mitteilen, welche Rabatte Sie für Großbestellungen anbieten?
  • If your prices/terms meet our requirements, … – Wenn Ihre Preise/Bedingungen unseren Anforderungen entsprechen, …

Formulierungen zum Hinweisen auf Anlagen

  • Please find enclosed … – Bitte beachten Sie anbei …
  • As you will see from the enclosed … – Wie Sie beiliegendem … entnehmen können …

Abschließende Formulierungen

  • We look forward to hearing from you soon. – Wir würden uns freuen, bald von Ihnen zu hören.
  • We look forward to doing business with you. – Wir würden uns freuen, mit Ihnen Geschäfte zu machen.
  • If you have any further questions, please do not hesitate to contact us. – Bitte zögern Sie nicht, uns bei weiteren Fragen zu kontaktieren.
  • We would be grateful for an early reply. – Für eine baldige Antwort wären wir dankbar.

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Im Überblick: enquiry Vorlagen

Enquiry in British English

Enquiry Vorlage BE

Enquiry (inquiry) in American English

Englisch Geschäftsbrief Vorlage